A – INTERVENTION DE Mme MARIE BASCLE – Maire de Les Mathes - La Palmyre
Le Président remercie Mme BASCLE pour sa présence et celle de ses collègues MM CARON et DEGORGE qui se sont rendus disponibles. Il lui donne la parole pour quelques informations locales et pour les réponses aux questions de l’assistance.
Parmi les informations :
- Les travaux de la municipalité ont été ralentis en raison de la crise sanitaire actuelle. Toutefois les travaux dans l’avenue d’Aunis (en face de la poissonnerie Bertin) sont terminés, et les travaux Square de l’océan seront achevés en septembre après les plantations d’arbres ;
- Pour l’année 2021, dans l’attente du bilan financier qui sera réalisé après la saison estivale, la mairie n’a pour l’instant pas établi de programme de travaux.
En réponse aux questions posées par l’assistance, elle nous indique notamment que :
- En cette période d’été, les campings enregistrent un taux d’occupation de 70%, les locations un taux d’occupation qui s’élève à 90% et que les commerces sont globalement assez satisfaits de leur niveau d’activité. En revanche, les boutiques de prêt-à-porter traversent une période difficile ;
- Elle espère que l’arrière-saison sera bonne, grâce au passage du Tour de France attendu pour le 8 septembre et avec l’ouverture par ailleurs du 2ème étage du « Palmyr Hôtel » ;
- La fibre déployée dans la Résidence à partir du mois de septembre sera aérienne
- La nuit, des contrôles des niveaux sonores sont régulièrement opérés par la gendarmerie, les commerçants en infraction font l’objet d’amendes.
Le Président remercie Madame Le Maire au nom de tous les résidents pour son intervention. et pour l’accueil qu’elle réserve aux membres du Syndicat en cours d’année.
B - ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 14 AOUT 2020
Le Président demande à chacun des membres du Syndicat de se présenter. L’AG approuve les propositions suivantes : M NANQUETTE secrétaire, MM JOUANNEAU et MARTIN questeurs pour cette Assemblée Générale.
Avec 57 présents et 81 représentés, soit 138 propriétaires, le quorum (113) est atteint et l’Assemblée Générale Ordinaire peut valablement délibérer.
Le Président remercie les résidents présents et représentés ; il déclare l’Assemblée Générale ouverte.
Le Président présente en son nom et celui de l’Association ses sincères condoléances aux familles endeuillées depuis la dernière AG. Nous ont quittés au cours de l’année écoulée : Mme Henri LEGAGNEUX, M BODU ancien membre du Syndicat, M Yves LEGAGNEUX ancien Président de l’ASA, M BOITEUX, Mme FOUGERON, M PETITLOTIN, M et Mme Bernard WARSMANN, M Gérard VALENTIN toujours très présent pour l’ASA, M Jean TARDY, M Pierre LUCEAU et Mme Claude SIBARD.
Ensuite, il souhaite la bienvenue aux nouveaux résidents ; il y a eu sept transactions cette année :
- La maison de la famille LAGARDE a été reprise par les deux sœurs Mmes DIEIX et BONHOMME;
- La maison de Mme REY a été rachetée par M et Mme LOSCO à travers la SC Bonne ANSE ;
- La maison CLEMENT reprise par M et Mme CHIORRA ;
- La maison DEFLORENNE reprise par M Pierre Alexandre PHELIPOT ;
- La maison LALEU reprise par M VEZARD à travers la SARL ANADEREM ;
- La maison BODU reprise par M Bruno GREMILLON ;
- La maison BENTOLILA reprise par M et Mme GERARD.
Il y aurait en cours trois autres opérations.
Préalablement à la lecture de l’ordre du jour, le Président rappelle les spécificités de notre Association syndicale autorisée - ASA, insiste sur les multiples avantages dont nous bénéficions (gestion des recettes directement par le Trésor Public, tenue de la comptabilité à un tarif exceptionnel...) et sur le caractère bénévole des travaux de ses membres.
L’ASA emploie 3 salariés à temps complet dont la qualification exacte est « agents contractuels de droit public employés pour une durée indéterminée »: M TARDIF, régisseur assisté par M DUBOIS D’ENGHIEN et M LAFOND, agent technique jardinier-gardiennage, suite à la démission de M JULE au mois de mai. M TARDIF devant partir en retraite fin décembre 2020, il se pose la question de la future organisation des salariés permanents.
Le compte rendu ne fait l’objet d’aucun commentaire : il est adopté à l’unanimité par les membres présents et représentés.
- RAPPORT ANNUEL D’ACTIVITE
Le Président rappelle que les résidents reçoivent régulièrement les extraits des comptes rendus des sept réunions annuelles (dont quatre en été) du Syndicat et nous fait part de sa satisfaction du taux de présence des élus, présence qui a été remarquable tout au long de l’année malgré les perturbations dues au confinement qui ont conduit à réaliser deux réunions par visioconférence.
Puis il aborde quelques faits marquants de l’année écoulée :
- En 2020, pour la première fois il a été organisé une réunion avec les résidents permanents pour les écouter et répondre à leurs interrogations sur des sujets qui les concernent plus spécifiquement : dégâts des sangliers, disponibilité et moyens dont dispose le personnel, entretien des parties communes, sécurité, activité Club et tennis. Un compte rendu a été adressé aux propriétaires.
- L’ONF et le Comité Régional de la Propriété Forestière sont venus pour nous aider dans notre réflexion sur l’entretien et l’amélioration du Parc. Concernant l’élagage, nous avons conclu un contrat de coopération avec le Centre de Formation Professionnelle pour Adultes de Saintes, qui permet de bénéficier deux fois par an durant cinq jours de l’appui d’une équipe spécialisée pour des travaux spécifiques.
- Il insiste sur certains points particuliers :
- Requête auprès du Tribunal Administratif
Il y a deux ans, nous vous informions de la réception en août 2018 d’une requête auprès du Tribunal Administratif de Poitiers à l’encontre de l’ASA déposée par Mme BOGUSLAWSKI, propriétaire et membre du Syndicat, au motif du non-respect du règlement intérieur sur un problème de nuisances de voisinage. Le Président, à cette époque, avait sollicité en Assemblée Générale une résolution visant à lui accorder les pouvoirs pour représenter l’ASA en justice. Notre avocate a présenté au Tribunal Administratif, deux mémoires en réponse le 13 novembre 2018 et le 15 mai 2019.
L’audience au Tribunal Administratif de Poitiers a eu lieu le 21 novembre 2019 en présence du Président et de M CHEZE au côté de notre avocate. La décision a été rendue le 5 décembre : le juge a confirmé la position du juge rapporteur qui préconisait le rejet de la requête et le versement d’une indemnité. L’indemnité a été fixée à 2 000 euros pour l’ASA et la SARL Palm Trees (à l’origine des nuisances invoquées).
L’indemnité a été reçue courant décembre. L’ASA a dû au total engager 9 987 euros d’honoraires et autres frais de procédure, soit presque 50 euros par propriétaire.
Quel enseignement retirer de cette aventure judiciaire chronophage ? Certainement qu’il n’existe pas de partie véritablement vainqueur à l’issue de ce conflit et qu’il subsiste un malaise sur les relations de voisinage et l’application du règlement intérieur. Le Président souligne que le respect du règlement intérieur ne relève pas uniquement du régisseur et de son équipe, ni du Syndicat, ni d’une tierce personne qui pourrait être mandatée. Tous les résidents doivent impérativement veiller à maintenir l’« esprit de famille », respecter les autres, faire preuve de courtoisie, participant ainsi à la sérénité de notre collectivité au sein du Parc.
- Retraite du régisseur
Sachant que le départ en retraite de M TARDIF est prévu pour fin décembre 2020, la gestion des ressources humaines est l’objectif prioritaire du Syndicat.
Depuis deux ans, les relations entre le syndicat et M TARDIF, mais également au sein de son équipe sont un peu tendues suite au manque de coopération manifestée à plusieurs reprises. Ces tensions ont généré des interrogations sur l’avenir.
La recherche d’une personne à l’extérieur a été engagée. Des entretiens ont eu lieu, avec M DUBOIS D’ENGHIEN candidat, l’un en août 2019, l’autre en février 2020, et enfin un troisième en mai dernier. Ces entretiens avec M DUBOIS D’ENGHIEN ont représenté moins de 3 heures. Ils ont permis de l’écouter et d’échanger sur sa perception du rôle de régisseur, de savoir comment il envisageait l’avenir du Parc et de quels moyens il souhaiterait disposer pour effectuer cette fonction. Ces échanges ont amené le Syndicat à se positionner : M DUBOIS D’ENGHIEN succédera à M TARDIF, lequel a participé à la décision en tant que régisseur.
M JULE a démissionné à la suite de deux mois d’absence pour maladie. Il a été remplacé par M LAFOND, qui avait donné satisfaction en 2015 lors d’un précédent arrêt maladie de cinq mois de M JULE. Le duo MM DUBOIS D’ENGHIEN-LAFOND fonctionne bien et fait preuve d’une forte motivation.
Les relations avec notre équipe de permanents sont actuellement apaisées à l’exception d’un point. M TARDIF nous avait fait savoir en 2018 qu’il souhaitait le règlement d’heures supplémentaires dans sa fonction de régisseur. A cette époque, le Président et la Vice-présidente s’étaient rapprochés de leurs prédécesseurs pour collecter des informations relatives à cette demande. Il en est ressorti des informations claires : un procès-verbal de réunion du Syndicat a acté la situation, des heures supplémentaires lui étaient octroyées en tant qu’agent territorial, en revanche le passage au poste de régisseur a été accompagné d’une amélioration sensible de sa situation qui intégrait ces heures supplémentaires. Cela lui a été rappelé en juillet 2018, sauf que M TARDIF revient sur le sujet. Un courrier lui a été adressé le 25 juin 2020, qui demande une réponse avant fin août, courrier sans réponse à la date de cette Assemblée Générale.
- Sangliers
Nous n’avons pas de véritable solution face aux dégâts créés par les sangliers sur nos terrains, ni pour les problèmes de sécurité qu’ils peuvent générer lorsqu’on sort la nuit.
A la suite de la réunion avec les résidents permanents, le lieutenant de louveterie a eu l’autorisation d’intervenir à n’importe quel moment pour abattre les sangliers. Quelques-uns ont été abattus, les autres sont partis. Il est probable qu’ils reviendront. Nous sommes convenus de décisions administratives rapides avec la Mairie, qui devraient permettre une intervention prompte et efficace.
- Club
Madame GAUDY constate que les enfants et le personnel d’animation ont correctement respecté les consignes sanitaires de lutte contre la Covid 19.
Puis elle précise que :
- 30 familles pratiquent l’activité surf au départ de la Résidence, le bus prend les enfants au sein du Parc,
- Nous avons un franc succès pour les cours de golf (jusqu’à 36 participants à une séance),
- Blanche et Clément constituent une bonne équipe d’animation et les activités proposées sont en progression par rapport à l’année dernière malgré les restrictions sanitaires,
- Nous avons enregistré cinquante inscrits au tournoi de pétanque, manifestation qui a été un moment fort de la vie du Club, suivie pour la première fois d’un dîner/soirée dansante intergénérationnelle appréciée,
- Les soirées apéritives à destination des adultes ont eu un succès croissant, avec au final plusieurs générations présentes.
Le Président intervient, précisant qu’il est indispensable que le régisseur soit mieux formé au logiciel de gestion de la caisse du Club, des insuffisances ayant été relevées une nouvelle fois cette année.
- Assurances
Début 2019, avec le régisseur, il a été décidé de demander une actualisation de nos contrats et une extension des risques couverts à l’Agence Tolède, notre courtier basé à Royan. Malgré plusieurs relances, cette demande est restée sans réponse.
A la Toussaint, il a été constaté avec surprise que notre assureur Allianz a dénoncé une partie de nos contrats sans que notre courtier-partenaire ne nous ait informés. Un rendez-vous a été immédiatement demandé qui a été suivi d’effet début février avec reprise des contrats et couverture des risques relatifs aux membres du Syndicat.
- Fibre et réseau électrique
L’installation de la fibre par voie aérienne nécessite de changer plusieurs dizaines de poteaux électriques. Ces travaux sont prévus au mois de septembre et octobre.
Le réseau électrique met régulièrement en évidence quelques problèmes de dysfonctionnement. Un rendez-vous avec l’opérateur et la Mairie est prévu en vue de remédier à ces problèmes. Sujet sensible, car nous rencontrons des difficultés pour avoir les bons interlocuteurs.
- RAPPORT FINANCIER 2019
3.1 COMPTE RENDU DES TRAVAUX REALISES EN 2019
Les travaux prévus à l’AGM 2018 pour 13 K€ étaient les suivants avec le suivi de leur coût réel :
| En K€ | Prévus | Réalisés |
|---|---|---|
| Achat cuve | 3,6 | 3,6 |
| Transport | 1,2 | 1,2 |
| Terrassement-remblais-enfouissement | 4,1 | 4 |
| Location grue | 1 | 1 |
| Achat pompe | 3,1 | 3,1 |
| Total | 13 | 12,9 |
Comme une partie des travaux-terrassements pour 4,1K€ a été réglée par avance en 2018, le budget dépensé en 2019 n’est que de 8,8 k€.
3.2 PRESENTATION DES COMPTES ADMINISTRATIFS
Les comptes 2019 sont bons. Les recettes ont été plus élevées que prévues : +11.236 €, dont 7 714 € pour le Club et 3 522 € de recettes diverses comprenant des télécommandes et surtout des remboursements d’assurance.
La ligne budgétaire des charges de personnel de l’ASA est respectée.
Les dépenses d’entretien des espaces verts sont en dépassement de 18 719 €, en raison de l’abattage d’arbres non prévu (+6 000 €) pour cause du scolyte, de la réalisation de puisards nécessaire sur notre réseau routier, du profilage de la dune, et de travaux de « décaissement » sur les pourtours des tennis en terre battue.
Au total, y compris les travaux, les dépenses sont légèrement supérieures au budget soit un dépassement de 6 975 €.
Cependant les comptes 2019 présentent un excédent de 4 561 €. La trésorerie de début d’exercice passe ainsi de 96 510 € à 101 080 €, sachant que 9.000 € étaient déjà engagés sur le projet de grillage du multisports voté en 2017 et réalisé cette année (voir ci-dessous : 4.2).
- BUDGET 2020
4.1 POINT DE SITUATION A FIN JUILLET 2020
Nous sommes en deçà des prévisions.
Au niveau des charges de personnel, elles devraient se situer en fin d’année mieux que prévues parce que nous n’aurons pas de doublon sur les salaires alors que l’année dernière nous l’envisagions sur le poste de régisseur.
4.2 ETAT D’AVANCEMENT DES TRAVAUX VOTES EN AG 2019
Pour mémoire le budget de 42 000 € accepté par l’AG de 2019 se décompose ainsi :
| Accès pompiers à la cuve | 3 500 |
| Menuiseries-huisseries Club et accueil | 12.000 |
| Grillage multisports (engagement AG 2017 : 9 k€) vote limité à | 5 000 |
| Matériel souffleur et outillage balayeuse | 7.500 |
| Bancs + fauteuils+ tables de la terrasse | 5 000 |
| TOTAL : | 33.000 |
33 000 € + 9 000 € (engagement AG 2017) = 42 000
Les travaux acceptés pour 2020 sont tous réalisés, malgré le confinement, ceci dans le respect du budget présenté.
- PRESENTATION du BUDGET 2021 et des PROJETS de TRAVAUX
5.1 BUDGET de FONCTIONNEMENT
M COPPIN commente le budget et apporte quelques précisions :
- Les recettes de cotisations restent stables avec 236 250 €, soit une cotisation de 1 050 € pour chacun des 225 lots,
- Compte-tenu des autres recettes (surveillance 102 contrats x 170 €, et Club), le total des recettes attendues est de 261 090 €
- Les charges de personnel des permanents sont budgétisées pour 120 000 €, contre 130 000 € prévus pour 2020.
- Les charges de personnel du Club sont maintenues à 13 000 €,
- Le poste d’entretien de 60 500 € est en baisse par rapport au réalisé en 2019.
- Nous aboutissons à un total de 232 000 € de dépenses de fonctionnement auquel s’ajoutent 39 200 € de proposition de travaux (cf.ci-dessous).
- Ce budget est déséquilibré de 10 110 €, montant qui fera l’objet d’un prélèvement sur la trésorerie disponible. Compte-tenu de la trésorerie de début d’exercice estimée à 78 225 €, nous devrions terminer avec une trésorerie de fin d’exercice de 68 115 €. Ce montant de fin d’exercice permet de faire face au besoin de trésorerie permanent estimé à 3 mois soit 65 000 €.
5.2 TRAVAUX – INVESTISSEMENTS A 5 ANS
M COPPIN présente ensuite un tableau prévisionnel d’investissement sur les 5 ans à venir. Les budgets annuels sont stables, excepté en 2023 (+10.000 €) en raison de travaux importants nécessaires pour la modernisation et la mise aux normes des aires de jeux d’enfants.
5.3 PROPOSITION DE TRAVAUX POUR 2021
Les investissements prévisionnels pour 2021 se présentent ainsi :
| Acquisition Tracteur-tondeuse-broyeur | 28 000 |
| Pompe à chaleur piscine | 4 000 |
| Bancs + fauteuils terrasse | 5 000 |
| Menuiseries-huisseries accueil | 2 200 |
| Total | 39 200 |
- VOTES DE L’ASSEMBLEE
- Après débat, l’engagement des dépenses de fonctionnement pour l’année 2021 telles qu’elles sont présentées dans les propositions budgétaires de cette AG, est soumis au vote
La proposition d’engagement de dépenses obtient :
Contre : 2 (MM Poncet et Jardel)
Abstention : 3 (Mme Famery, MM Rochefort et Rimbert)
Pour : 133
La proposition est donc adoptée à la majorité requise.
- ELECTION DES MEMBRES DU SYNDICAT :
Les mandats de quatre membres titulaires arrivent à échéance MM NANQUETTE, ROBIN, JOUANNEAU et DELAVALLADE.
Par ailleurs, les mandats de deux membres suppléants du Syndicat sont à pourvoir : Mme LEBEC mandat échu, et M MARTIN a remplacé Mme CHARMILLON démissionnaire.
Présentent leur candidature pour les postes à pourvoir : Mmes QUESSON et BOUDEAU MM GREMILLON, GIBAUD, JOUANNEAU, ROBIN, NANQUETTE, VANHILLE.
Le vote a été ouvert à 22h40. A l’issue du dépouillement :
- Sont élus aux postes de membres titulaires : M Denis GIBAUD (123 voix), M Alexis NANQUETTE (115 voix), M Dominique ROBIN (115 voix), Mme Francine BOUDEAU (97 voix).
- Sont élus aux postes de suppléants : M Franck VANHILLE (97 Voix), M Pierre JOUANNEAU (94 voix).
L’ordre du jour étant épuisé, le Président remercie les propriétaires présents pour leur attention et indirectement les propriétaires représentés pour leur soutien et leur confiance. Il lève la séance à 23h30.